State pensando di organizzare un nuovo evento per la vostra azienda o insieme alla vostra associazione? Uno degli aspetti più importanti da tenere in considerazione è sicuramente l’allestimento della location, visto che può influenzare notevolmente il risultato finale dell’evento.
E, spesso, all’interno dell’aziende non esiste un reparto che possa vantare competenze adeguate in queste operazioni e, di conseguenza, serve affidarsi a dei professionisti del settore. Una delle migliori soluzioni è quella di affidarsi a chi si occupa in modo professionale di allestimenti per eventi da diversi anni: ad esempio, Nosilence ha un’esperienza più che ventennale nell’organizzazione di eventi e manifestazioni, ma anche nell’allestimento di fiere e nel noleggio di arredi. Uno dei vantaggi di affidarsi, ad esempio, a Nosilence è quello di non doversi più occupare di nulla, dal momento che sarà un gruppo di professionisti competente e specializzato a occuparsi di realizzare prima di tutto uno studio di fattibilità del progetto, per poi passare allo sviluppo dell’evento in ogni sua fase, non mancando mai di originalità e creatività.
Perché bisogna considerare i dettagli?
Per poter organizzare un evento perfetto, è fondamentale partire dal sopralluogo. Di conseguenza, è davvero molto importante avere a disposizione una planimetria, in cui devono essere riportate tutte le misure che si riferiscono gli spazi presenti e ai percorsi. In questo modo, si potrà avere un’idea migliore e più specifica di come occuparsi di organizzare un evento in un determinato ambiente.
Dando un’occhiata alla piantina, infatti, si può comincia a pensare a come ottimizzare efficacemente lo spazio. Ad esempio, si può evitare che si formino delle strettoie oppure dei punti vuoti, rendendo armonica l’organizzazione di tutto gli spazi. Una volta definito il tutto, ecco che si può pensare a stilare una lista di materiale che si dovrà comprare.
Personalizzare l’ambiente
Un altro aspetto molto importante che non deve mai mancare nell’allestimento di un evento è certamente quello relativo alla personalizzazione. La sede della fiera o della manifestazione deve riportare in vari punti e in bell’evidenza il marchio che si è occupato di tutta l’organizzazione, ma non solo. È importante esprimere dal punto di vista visivo il messaggio che si ha intenzione di comunicare tramite l’evento.
Personalizzare l’ambiente dà una mano anche a trasmettere le migliori sensazioni possibili ai vari invitati e rende più caratteristico un evento. Ci sono tanti modi per occuparsi della personalizzazione in modo efficace: ad esempio, collocando in maniera corretta le locandine, piuttosto che gli striscioni oppure i vari pannelli indicatori.
Poi si dovrà pensare anche al punto migliore in cui collocare la reception. L’allestimento, in questo caso, deve prevedere la presenza di un banco predefinito, oppure anche di un normalissimo tavolo, dove le hostess avranno il compito di effettuare la registrazione di tutti gli ospiti. In che modo? Dando uno sguardo ovviamente alle famose liste di invitati precompilate che non devono mai mancare. Se l’evento viene organizzato in uno spazio piuttosto dispersivo, allora è meglio pensare di fornire a ciascun ospite un badge che riporta la categoria in cui è stato inserito. In ogni caso, la reception deve essere in grado di occuparsi di ogni operazione legata ad accrediti, iscrizioni e pagamenti della quota di ingresso in modo rapido ed efficace.